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Papier nur noch auf der Toilette

Ab in die Tonne! Mehr als 1.000 Aktenordner konnte die Gemeinde bereits entsorgen
bc. Neu Wulmstorf. Aktenordner? Kein Bedarf. Dicke Unterschriftenmappen? Verstauben im Schrank. Im Neu Wulmstorfer Rathaus arbeiten die etwa 100 Mitarbeiter weitgehend papierlos. Einem sogenannten Dokumenten-Management-System sei Dank. Akten werden elektronisch geführt, Vorgänge online bearbeitet. Vorgesetzte erhalten keine Papierberge mehr zum Unterschreiben. Fast alles läuft nur noch über den Bildschirm.

Die Neu Wulmstorfer Gemeindeverwaltung ist in Sachen Informationstechnologie (IT) fit wie kaum eine andere Kommune im Landkreis Harburg - in dieser Ausprägung sogar einmalig. "Bei steigenden Aufgabengebieten und gleichzeitig stagnierender Mitarbeiterzahl ist es wichtig, effizient zu arbeiten", betont Partho Banerjea, Leiter Fachdienst Strategische Steuerung und Entwicklung.

Mehr als 1.000 Aktenordner konnte die Gemeinde bereits entsorgen. 2009 startete die Verwaltung auf Initiative von Bürgermeister Wolf Rosenzweig mit dem Konzept E-Government. Simpel ausgedrückt bedeutet das: Prozesse, interne Kommunikation und Transaktionen mit Bürgern und Unternehmen sollen mit Hilfe von digitalen Informationstechniken vereinfacht werden. Seitdem scannen täglich Mitarbeiter Bürgerschreiben, Rechnungen, Anträge, den kompletten Posteingang ein. Nebeneffekt: Der Aufwand an Büromaterialien ist signifikant zurückgegangen. Praktisch: Die Gemeinde nutzt die IT-Infrastruktur des Landkreises Harburg und spart so einen hohen sechsstelligen Betrag. Der Server steht in Winsen.

Neu Wulmstorf setzt weiter auf den Ausbau moderner Medien. Für das dritte Quartal 2014 will die Gemeinde ihrer Homepage ein Facelift verpassen. Bürgern soll es künftig über die Internetseite möglich sein, diverse Anträge und Anmeldungen beispielsweise für einen Kita-Platz online auszufüllen und auch zu versenden. Ein erster Pilotversuch startet zur Bundestagswahl in wenigen Wochen. "Bürger können uns online Anträge auf Briefwahl schicken", so Banerjea. Die Zukunft geht noch weiter: Nutzer sollen sich auf der Homepage www.neu-wulmstorf.de registrieren können. "Dann sind die persönlichen Daten des Bürgers bei Antragstellung gleich hinterlegt", erklärt Banerjea.

Auch die Internet-App der Gemeinde soll ab Sommer 2014 mit weiteren Inhalten gefüttert werden. Ohnehin hat im Neu Wulmstorfer Rathaus die digitale Kommunikation übers Web längst Einzug erhalten. Twittern ist kein Fremdwort für die Pressestelle der Gemeinde. Innovativ ist auch die Webseiten-Funktion "Bürgertipps", mit deren Hilfe online Beschwerden abgegeben werden können, wenn z.B. der Gullydeckel verstopft ist oder die Laterne nicht brennt. Die Bürger können im Netz den Bearbeitungsstand verfolgen. Viele Funktionen, die die Kommunikation mit der Gemeinde einfacher und effizienter machen soll.

Ganz ohne Papier geht es dann aber auch in Neu Wulmstorf nicht. Auf der Toilette hat das papierlose Rathaus noch keinen Einzug erhalten.