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Schützenfeste und Großveranstaltungen – so planen Sie ein Event richtig

Die richtige Location für eine Feier zu finden, gehört zu den wichtigsten Entscheidungen. (Foto: haseundco.de)
Wer eine Großveranstaltung plant, muss an viele Dinge denken, um für eine gelungene Feier zu sorgen.
So gehört neben der Verköstigung der Gäste, dem Unterhaltungsprogramm auch die Location für ein Event zu den wichtigsten Entscheidungen. Die Traditionen für Schützenfeste haben sich in den letzten Jahren zwar etwas aufgelockert, doch gibt es immer noch lokale Bräuche, die beachtet werden müssen und eine besondere Vorbereitung benötigen. Ebenso verhält es sich bei einer Reihe von Straßenfesten und Großveranstaltungen, die ein gewisses Know-How benötigen, um ein solches Event auch erfolgreich auf die Beine zu stellen. Deshalb haben wir für Sie im Folgenden eine Reihe von nützlichen Tipps zusammengestellt, damit die Planungen des nächsten Großevents sinnvoll verlaufen.

Verköstigung der Gäste – alles rund um das Essen
Eine anständige Verköstigung der Gäste durch eine ausreichende Auswahl an Speisen und Getränken ist für jedes Event ein wesentlicher Faktor für Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung. So sollte unbedingt darauf Wert gelegt werden sich frühzeitig mit der Planung der Essens- Getränkekarte zu befassen. Die allermeisten Großevents finden unter freiem Himmel statt und benötigen eine große Menge an Lebensmitteln, Getränke und Spirituosen. Hierbei gilt es sich einen Rahmen an Besuchern oder Gästen für eine Event zu stecken und nach der Anzahl der Personen einen Verköstigungsplan aufzustellen. Dafür benötigt es zumeist eine externe Hilfe, die sich um Zubereitung und Ausgabe der Speisen und Getränke kümmert. Speisen in großer Menge und guter Qualität herzustellen ist nicht einfach und Bedarf der Beauftragung eines gastronomischen Unternehmens. Ein Blick ins Internet ist dabei oftmals sehr hilfreich. Verschiedene Gastronomien haben sich darauf spezialisiert Großveranstaltung sehr zufriedenstellend zu beliefern. Die Webseite von haseundco.de gilt für viele Veranstalter und Eventplaner sowie Privatpersonen als eine gute Anlaufstelle, um der Herkulesaufgabe gerecht zu werden.

Der Ort der Veranstaltung ist das A und O
Zunächst sollte man abwägen, ob man ein Event unter freiem Himmel veranstaltet oder es in eine Halle oder einen Saal verlagert. Beide Optionen haben ganz eigene Vorteile. Während ein Event unter freiem Himmel eher für eine Vielzahl von Personen geeignet ist und dem Veranstalter viel Platz und Fläche für verschiedene Fixpunkte der Veranstaltung bietet, kann der eigene Flair einer Halle auch seinen Reiz haben. Jahreszeitunabhängig lassen sich auch durch Zelte Veranstaltungen nach Draußen verlegen. Somit bleibt es Veranstalter völlig frei wo ein Event stattfinden soll. Schützenfeste und Co werden in der Regel ohnehin für die Sommerzeit terminiert.

Das Unterhaltungsprogramm
Jedes noch so kleine Event hat verschiedene Anlaufstellen und verschiedene Fixpunkte für einen Veranstaltungsort. Neben einer Ausschilderung für Toiletten, Fluchtwege und Parkmöglichkeiten, sollte eine Sitzgelegenheit oder Festzelt-Garnitur für Besucher zu den einfachsten Planungen gehören. Musikalische Unterhaltung oder Auszeichnungsfeiern benötigen in den meisten Fällen auch eine Bühne inklusive Sound- und Lichttechnik. Hierbei gilt es zunächst einen geeigneten Veranstaltungsort ausfindig zu machen, bevor man sich um eine Unterhaltung für die Zuschauer kümmert. So ist die Planung für die Ausstattung von enormer Bedeutung, um Gäste perfekt auf einem Fest zu betreuen und zu unterhalten.