Software as a Service Lösungen für den Mittelstand

In kleinen und mittelständischen Unternehmen findet sich oftmals nur wenig Zeit für wichtige Personalarbeiten. Die Personaleinsatzplanung, Lohnabrechnungen sowie die Arbeitszeiterfassung müssen zu einem selbst laufenden Prozess werden, der sich ungehindert in den alltäglichen Ablauf des Unternehmens einbringen lässt. Um die Prozesse so einfach wie möglich zu gestalten und möglichst wenig Kosten zu verursachen, greifen viele Unternehmen des Mittelstandes heute auf SaaS zurück.

Ist SaaS auch für Ihr Unternehmen die optimale Lösung zur Realisierung einfacher Lohnabrechnungen, moderner Arbeitszeiterfassung und flexibler Personaleinsatzplanung?

Was ist SaaS?

SaaS ist eine Abkürzung für „Software as a Service“. Unternehmen können über das Internet auf Software-Anwendungen zurückgreifen, die von einem Service-Provider gehostet werden. Die Abrechnung erfolgt dabei nach bestimmten Nutzungsparametern wie beispielsweise der Anzahl an Personen. Da die bereitgestellte Software nicht auf den Systemen der Nutzer installiert werden muss, lassen sich unter anderem Kosten für Einrichtung, Lizenzierung und Wartung einsparen. Darüber hinaus sind Unternehmen mit SaaS Lösungen flexibel, da die Nutzer mit einem internetfähigen Gerät zu jeder Zeit und unabhängig vom Standort auf die Software zugreifen können. Die  eurodata AG bietet moderne SaaS-Lösungen wie Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung etc. für kleine und mittelständische Unternehmen.

Moderne Methoden der Arbeitszeiterfassung ermöglichen es nicht nur, die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen. Vielmehr planen Sie innerhalb der Software Schichten ein, überprüfen Urlaubsanträge und kalkulieren anhand der geleisteten Stunden die Lohnabrechnung. Hinzu kommt der Vorzug, dass das Abführen von Sozialversicherungsbeiträgen im Rahmen der Lohnabrechnung kinderleicht durchgeführt werden kann. Hierzu bedarf es keiner komplexen Formeln oder Berechnungen. Die Zeiterfassung lässt sich so automatisieren, dass über Schnittstellen die erfassten Daten nach dem Monatsabschluss direkt in die Lohnabrechnung laufen was wiederum zu einer unkomplizierten Abrechnung beiträgt. Zudem können Sie die Überweisung von Lohn oder Gehalt an die Mitarbeitenden managen. Im Fokus aller Arbeiten sollte die Transparenz für die Mitarbeitenden stehen. Schließlich dienen moderne Arbeitszeiterfassungen nicht nur zur Sicherheit für Unternehmen. Auch die Mitarbeitenden profitieren von einer geregelten Arbeitszeiterfassung. So können Sie stetig auf die geleisteten Stunden zugreifen und Überstunden geltend machen.

Welches Tool ist das Richtige? 
Im Bereich des SaaS gibt es zahlreiche Angebote für mittelständische Unternehmen. Für welches System Sie sich entscheiden, hängt davon ab, was Sie von der Software as a Service erwarten. Voreilige Entscheidungen sollten allerdings nicht getroffen werden, denn das System ist eine Nachweisfunktion. So können Sie gegenüber externen wie den Finanzbehörden genaue Nachweise erbringen, aber auch intern beispielsweise die Personalabteilung oder das Projektmanagement mit Daten und Fakten unterstützen. Durch eine genaue Erfassung der Arbeit in den Stunden ist es möglich, Liefertermine einzuhalten sowie Abweichungen vom gewünschten Liefertermin schnell an den Kunden zu kommunizieren. 

Je nach Größe Ihres Unternehmens sowie der Aufgaben, die Sie erfüllen, eignen sich andere Systeme. Generell sollten Sie auf die elektronische Zeiterfassung umsteigen, wenn Sie noch mit einfachen Papierdokumenten arbeiten. Die Nachweispflicht beläuft sich auf viele Jahre, in denen Sie die ausgefüllten Papiere aufbewahren müssen. Dies machen elektronische Zeiterfassungssysteme automatisch. Wer lediglich Kommt- und Geht-Zeiten erfassen möchte, kann mit einfacher Software wie Excel-Tabellen arbeiten. Dieses Modell geht jedoch mit dem Problem einher, dass eine Excel-Datei nicht fälschungssicher ist. Dementsprechend müssen alle Excel-Dokumente im PDF-Format gespeichert werden, um diese beim Zoll oder der Finanzbehörde vorzulegen.  Professionelle sowie flexible Arbeitszeiterfassung Personaleinsatzplanung und die Abwicklung von Projekten erfolgt über Online-Software, die sogenannte Software as a Service.

Die meisten dieser Programme erlauben nicht nur das Erfassen von Zeiten, sondern bieten Ihnen auch Projekt- sowie Abrechnungsfunktionen. Arbeitsabläufe im Unternehmen lassen sich damit innerhalb einer Software schnell und einfach verwalten. 
rodata AG

Autor:

Online Redaktion aus Buxtehude

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