Tipps für die Planung Ihres Events

Das neuartige Coronavirus hat in diesem Jahr einen Strich durch die Pläne vieler Menschen gemacht. Gerade im Event-Bereich mussten viele Veranstalter kommende Events absagen oder verschieben – mit teilweise ungewisser Dauer wann und wie sie diese wieder halten dürfen. Seit es aber derzeit zu diversen Lockerungen in Deutschland kommt, können auch Veranstalter wieder hoffen. Im folgenden Beitrag erhalten Sie daher wichtige Informationen, wie Sie Events verschieben und diese zukünftig sicher vorbereiten.

Event verschieben – es muss schnell gehen
Muss eine Veranstaltung verschoben werden, ist neben der Kommunikation mit den Teilnehmern auch die Beziehung zu den Anbietern wichtig. Demnach sollten Sie schnell handeln und, wenn möglich  diverse Alternativen für das Event anbieten.

Viele Veranstalter entscheiden sich meist für die Verlegung an einen späteren Zeitpunkt, andere wiederum sagen das Event vollkommen ab. Gerade im Fall einer Verschiebung ist es wichtig, den gültigen Vertrag durchzulesen, um herauszufinden, welche möglichen Szenarien abgedeckt werden. Außerdem ist es wichtig, sich über die Geschäftsbedingungen der Anbieter im Klaren zu sein.

Kommunikation ist in diesem Fall das A und O, da einige Dienstleister die Terminplanänderungen nur während einer gewissen Zeitspanne akzeptieren. Das Minimum ist meist 24 Stunden vor dem eigentlichen Konzerttermin, wobei es allerdings von Vorteil ist, den Anbieter früher über die Verschiebung zu informieren. Auch alle Teilnehmer sollten so schnell wie möglich informiert werden. So sollten Sie, wenn möglich sofort einen neuen Termin sowie Location ankündigen. Bitten Sie zudem die Gäste, ihre Tickets auf das neue Event zu übertragen. Seien Sie aber nicht nachlässig und geben Sie Teilnehmern auch die Option der Geldrückzahlung – denn der Veranstaltungsort und Termin könnte nicht jedem passen.

Schließlich sollten Sie auch überprüfen, was die Versicherung alles abdeckt. Wer für die Veranstaltung eine Versicherung abgeschlossen hat, bekommt mit etwas Glück einen Teil der Kosten zurück.

Veranstaltung sicher vorbereiten
Steht ein neuer Termin für das Event fest gilt es, sich über alle notwendigen Sicherheitsmaßnahmen zu informieren. Ziehen Sie allerdings nur vertrauenswürdige Quellen zurate, um nicht nur das Wohlbefinden des eigenen Teams, sondern auch der Besucher zu gewährleisten.

Ihr Hauptaugenmerk sollte auf dem Ablauf der Veranstaltung liegen. So sollten Sie sich beispielsweise Gedanken darüber machen, wie sich die Krankheitsübertragung auf ein Minimum reduzieren lässt. Machen Sie Ihre Gäste sowie Ihr eigenes Team darauf aufmerksam, einen Mindestabstand einzuhalten und ermuntern Sie auch niemanden dazu, sich die Hände zu schütteln. Je nach erlaubter Größe des Events kann es auch von Vorteil sein, einen Veranstaltungsschutz einzuschalten. Der  Sicherheitsdienst Elb-Security in Hamburg unterstützt Sie bei allen wichtigen Fragen rund um Sicherheit und Planung.

 
Neben einem ausgeklügelten Sicherheitskonzept sollten Sie auch regelmäßig mit Ihren Besuchern kommunizieren. Geben Sie Ihren Teilnehmern Bescheid wann, wo und ob die Veranstaltung stattfinden wird und welche Vorsichtsmaßnahmen einzuhalten sind. Dazu zählen beispielsweise häufiges Händewaschen und die Nutzung von Desinfektionsmittel. Abgesehen davon sollten gesundheitlich angeschlagene Teilnehmer zu Hause bleiben, um ein Infektionsrisiko zu vermeiden.

Am Ball bleiben

Um die dauerhafte Sicherheit des Teams sowie der Konzertgäste zu sichern, sollten Sie unbedingt am Laufenden bleiben. So ist es unausweichlich, sich über die  aktuelle Situation des Coronavirus zu informieren.

Abgesehen davon stehen auch andere Ressourcen zur Verfügung: So kann ein Blick auf die Webseite der WHO oder des Bundesgesundheitsministeriums weitere Aufschlüsse über die derzeitige Lage geben.