Serie der Elbe Kliniken

Die Gedächtnishüter der Elbe Kliniken

Jedes Jahr versorgen die Elbe Kliniken etwa 45.000 stationäre und 85.000 ambulante Patientinnen und Patienten in Stade und Buxtehude. Rund 3.000 Mitarbeitende kümmern sich alleine im Landkreis Stade um die Gesundheitsversorgung in den beiden Krankenhäusern. Und das nicht nur in medizinischen Bereichen. Neben Ärzten und Pflegekräften beschäftigen die Kliniken zahlreiche IT-Fachkräfte, Techniker, Köche, Verwaltungskräfte, Lehrer, Gärtner, Bauplaner und vieles mehr. Grund genug, um hinter die Kulissen des größten Arbeitgebers in der Region zu blicken. Heute mit Teil 25 der Serie, dem Archiv.

 In den Archiven der Elbe Kliniken Stade-Buxtehude sind die Geschichten von allen Patientinnen und Patienten der vergangenen 30 Jahre konserviert. So lange werden die Daten aufbewahrt, erst danach werden sie der datenschutzkonformen Entsorgung zugeführt. In einer solch langen Zeit kommen unvorstellbare Zahlen an Akten zusammen. Denn jeder Patient, der in den Elbe Kliniken Stade-Buxtehude stationär aufgenommen wird, erhält eine Patientenakte. Darin sind alle Daten enthalten, die Auskunft über die Diagnose und Behandlung geben, beispielsweise Medikationspläne, Röntgenbilder, Bluttransfusionsprotokolle oder Laborbefunde.

Ein Großteil dieser Daten wird mittlerweile digital erfasst, bei der Aufnahme, in der Apotheke oder im Patientenzimmer. Sie fließen so direkt in die digitale Patientenakte ein. „Doch einige Befunde oder zum Beispiel die Patientenverfügung erhalten wir nach wie vor oft in Papierform“, erklärt Norbert Gabler vom Team des Klinikarchivs. „Diese Dokumente müssen dann gescannt und der digitalen Akte hinzugefügt werden.“

Die Vorarbeit dafür übernehmen er und seine beiden Teamkolleginnen Jessica Raddatz und Jule Raap. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass die Akten, die sie dreimal wöchentlich auf den Stationen im Haus einsammeln, die korrekten Dokumente enthalten, und bereiten sie für die Digitalisierung vor. Die Akten werden in verplombten Transportkisten verpackt und zweimal pro Woche von einem externen Dienstleister abgeholt, bei dem diese datenschutzkonform gescannt und zugeordnet werden.

„Pro Woche bereiten wir zwischen 500 und 700 Akten für die Digitalisierung vor“, so Jessica Raddatz. Die Digitalisierung hat große Vorteile: Zum einen für die Arbeit auf den Stationen, denn Vorbefunde oder Komplikationen bei früheren Eingriffen können so vom ärztlichen und pflegerischen Personal direkt abgerufen werden. Zum anderen spart sie eine Menge Papier und Platz. Bis 2008 wurde jede Patientenakte in Papierform geführt. An diese Zeit kann sich Norbert Gabler noch gut erinnern, denn er begleitete damals die Umstellung und den Umzug des Archivs nach Wiepenkathen. Bis dahin befanden sich die Archivräume im Keller des Klinikums in Stade. „Die Regale waren drei Meter hoch und wir mussten immer wieder auf die Leiter steigen, um Akten zu ziehen“, schmunzelt er.

Im Zuge der sukzessiven Digitalisierung wurde der Platzbedarf des Archivs immer kleiner, sodass das Team ein Büro im Erdgeschoss des Klinikums beziehen konnte. Dennoch befinden sich im Außenarchiv im alten Hilfskrankenhaus in Stade-Wiepenkathen in meterlangen Schwerlastregalen noch immer zwischen 600.000 und 700.000 Papierakten. „Bis 2037 wird dieses Archiv Stück für Stück kleiner und dann aufgelöst werden“, rechnet Gabler vor. Dann ist die letzte Aufbewahrungsfrist verstrichen. Bis dahin fahren die Archivmitarbeiter mehrere Male pro Monat zum Außenarchiv, um angeforderte Akten herauszusuchen und zurückzubringen. Denn Akteneinsicht kann jeder Patient über die behandelnde Klinik einfordern. Die Archivmitarbeitenden geben aus Datenschutzgründen keinerlei Auskunft.